На данный момент на рынке СЭД существует довольно много предложений, как отечественного, так и иностранного производства, с разной функциональностью и для большинства имеющихся сфер бизнеса. Практически у каждой СЭД есть свои недостатки и плюсы.
Как не потеряться на рынке предложений и определить, какая из них подходит именно Вам?
Существует определённое количество критериев, по которым можно понять, подойдёт ли вам та или иная система, или нет.
Рассмотрим основные из них:
- Важно учесть такой критерий, как зрелость. Как давно система на рынке? Кто ее клиенты, и сколько их?
- Подходит ли система для деятельности вашей компании и соответствует ли ее целям и задачам?
- Обратите внимание на техническую поддержку производителя во время установки и пробного периода пользования, если он имеется
- Хватает ли вам документации для пользования? Насколько подробное руководство пользователя или сборник вопросов и ответов на частые проблемы предлагает производитель
- Возможность адаптации СЭД под ваши нужды, если имеющихся функций недостаточно
- Конечная стоимость системы, включая техподдержку и обучение работы с СЭД
Конечный выбор будет, вне всякого сомнения, зависеть от того, что вы планируете от нее получить и сколько готовы на неё потратить.
Для полноты картины неплохим решением будет проанализировать и сравнить несколько систем, по вашему мнению максимально подходящих для вашей работы.
Сравните комплекс предлагаемых услуг, функционал. Задайтесь вопросом: «Что должна уметь делать система именно для вас?»
Кроме того, немаловажно оценить предлагаемые демонстрационные материалы, руководство пользователя, попробовать демо-версию.
Прежде чем купить СЭД, всегда неплохо несколько дней протестировать систему в работе, выявить ее возможные недостатки или несоответствия, систематизировать появляющиеся в ходе работы вопросы. Попробуйте подключить к системе оценки ее конечных пользователей – ваших сотрудников, отвечающих за документооборот в вашем бизнесе. Ведь именно они будут на ежедневной основе иметь дело с системой. Попросите сотрудников написать фидбэк по поводу каждой из тестируемых систем. В конце концов – почитайте отзывы пользователей, уже столкнувшихся с этими службами.
Далее уже многое зависит от службы технической поддержки производителя – готовы ли они будут на начальном этапе подключиться и помочь вам в решении всех возникающих и спорных вопросов?
Только после подведения итогов сравнительного анализа и полноценного обзора рынка СЭД, можно будет принять финальное решение о применение того или иного программного обеспечения.
Выбирайте с умом, и помните, что развитие технологий не стоит на месте. В скором времени большинство компаний перейдут на электронный документооборот, поскольку время показывает, что внедрение СЭД на предприятии – это не просто модный тренд на инновации, а современный метод управления базами данных и удобный способ систематизации кучи бумажной волокиты, на которую приходится тратить так много драгоценного времени.