СЭД Verdox представляет собой комплексную систему электронного документооборота, с возможностью обмена документами с контрагентами непосредственно из системы через операторов ЭДО. В Verdox подобно электронной почте есть модуль для юридически значимых документов, которые он получает от контрагентов и имеет разделы «Исходящие», «Входящие», «Требует обработки» или уже «Обработанные», а так же «Удаленные» документы, а также кнопки согласования, подписания и т.д.
Отличительная особенность Verdox от электронной почты – отображение актуального статуса каждого документа, находящегося в системе. Verdox фиксирует все действия в процессе документооборота и помещает их в протокол передачи, который можно скачать и распечатать.
При импорте документов в Verdox пользователь может загрузить его с компьютера и после, если это необходимо, отправить его на согласование. Далее согласовывающее лицо подписывает и отправляет данный документ с помощью стандартного функционала системы. А в этот момент Verdox автоматически проверяет:
- тип документа
- сертификат ЭЦП
- проверяет документ на факт соответствия
Если же в процессе проверки были найдены ошибки, то пользователю поступает соответствующее уведомление с инструкциями для правки. Если ошибок выявлено не было, документ уходит в папку «Входящие» контрагента, который может его открыть и просмотреть.
При необходимости двусторонней подписи получатель пописывает документ, если у него не возникает вопросов. В это время Verdox проверяет подлинность сертификата, после чего у отправителя статус документа меняется на «Подписан». Документ в таком статусе доступен для обоих сторон. Если документ нуждается в корректировке, получатель отказывает в подписи, а отправитель видит соответствующий статус и изменяет документ.
После подписания документа обоими сторонами изменить его уже невозможно. Если документ требует подписи только со стороны пользователя-импортера, то, документооборот по нему считается завершенным после того, как конечный пользователь получил его.