Работа с распорядительными документами

1. Создание распорядительного документа

Ответственный сотрудник создаёт распорядительный документ, заполняя необходимые поля на форме создания, а также прикладывает проект текста документа.

Обычно на этом этапе прикладывается предварительный вариант документа в редактируемом формате.

2. Карточка распорядительного документа

Созданный документ находится на стадии “Проект”. Ответственный исполнитель может направить документ на проведение процедуры согласования, либо сразу утвердить при наличии полномочий.

3. Отправка документа на согласование

Исполнитель распорядительного документа отправляет его на согласование руководству. В процессе согласования автор получает и исправляет замечания.

4. Согласование распорядительного документа

Согласующие лица выносят свои решения после ознакомления с документом. Инициатор следит за ходом согласования в реальном времени.

5. Утверждение распорядительного документа

После успешного согласования (или вместо него) ответственный сотрудник утверждает документ, прикладывая скан-копию с подписью руководителя. На данном этапе распорядительному документу присваивается номер, согласно нумератору, настроенному в системе Verdox.

6. Ознакомление сотрудников с распорядительным документом

Утвержденный распорядительный документ можно донести до сведения сотрудников. Можно указывать всех сотрудников вручную или использовать заранее заготовленные листы рассылки. Также можно уведомлять и внешних пользователей.

7. Добавление поручений по документу

По распорядительному документу можно создавать поручения и отслеживать статус их выполнения, аналогично другим документам.