Согласно нормативно-правовым актам любое предприятие обязано хранить различные документы в течение определенного периода – договора, счет-фактуры, товарные накладные и другие документы. Зачастую обязанности по формированию архивов и хранению документов переданы в профильные отделы. Существенным недостатком такого распределения обязанностей является сложность поиска документов в случае необходимости. Бывает и так, что при поиске документа определенной давности оказывается, что оригинал утерян, а ответственный сотрудник в настоящий момент уже не работает. Ситуация складывается практически безвыходная.
Во избежание подобных ситуаций Verdox предусмотрено создание электронного архива.
Преимущества в использовании электронного архива в Verdox
- Быстро найти любой документ даже при отсутствии точных данных, таких как номер, дата.
- Получить электронную копию документа, не обращаясь к оригиналу.
- Найти все связанные между собой документы, такие как протоколы разногласий, приложения к договору и акты.
- Получить полную информацию о ходе согласования, переписке по документу и работам, связанным с ним.
Даже спустя длительное время, к любому договору можно составить дополнительное соглашение, и добавить необходимые документы.
В электронном архиве могут работать одновременно несколько сотрудников: больше нет необходимости в перетряхивании «нужного» тома архивной документации и утомительного поиска нужного документа.
Несомненными преимуществами использования электронного архива являются следующие факторы: хранение документов в электронном виде позволяет увеличивать срок хранения, не расширяя площадь архива. Документы в электронном виде всегда остаются в неизменном состоянии, с качественными печатями и четким текстом.
1. В Verdox каждый электронный документ имеет карточку, в ней содержится вся ключевая информация.
2. К электронным документам прикрепляются папки и файлы любых форматов.
3. В Verdox возможен просмотр скан-копий договоров.
4. Каждый документ в Verdox имеет свой тип.
5. В Verdox документы перемещаются по стадиям в процессе работы с ними.
6. Verdox знает о связях документов.
7. В Verdox возможен поиск документа по любому из его атрибутов.
8. Verdox обеспечивает версионный контроль и отслеживание изменений документов.
Более подробно рассмотреть реализацию всех решений Вам поможет Виртуальный тур