Руководители часто сталкиваются с рядом трудностей при выпуске большого объёма распорядительной документации, несущей решения высокопоставленных лиц в массы. Всегда существует проблема правильной систематизации такой корреспонденции для оптимальной работы над ней.
Почему стоит автоматизировать распорядительную документацию?
Система работы с распорядительными документами на предприятии непроста: часто здесь задействовано N-ное количество должностных лиц. Отвечающие за выпуск такой документации сотрудники должны поставить свою подпись и печать на каждом документе. Предварительно необходимо проверить его на наличие ошибок. Подготовка подобного проекта занимает много времени, учитывая внесение большого количества правок от каждого участника процесса. Кроме того, существуют и другие проблемы:
- Размытость плана координирования приказов и распоряжений.
- Неиспользование или отсутствие шаблонов при разработке документов.
- Длительность процедуры ознакомления с информацией большого числа сотрудников.
- Сложности в контроле над исполнением проекта.
Как Verdox оптимизирует вашу работу?
При использовании Verdox легко настроить быструю работу над распорядительными документами. Такие этапы проекта как согласование, утверждение, ознакомление, будут значительно упрощены и ускорены. Вся документация находится в архиве электронного формата с чётко настроенной структурой. В обязанности программы входит контроль над актуализацией этих данных.
У Verdox есть функция, позволяющая назначить распоряжения, так что вы сможете следить за степенью готовности приказов для принятия быстрых управленческих решений.
Автоматизация имеет ряд важных преимуществ:
- Значительное уменьшение количества трудностей при подготовке, регистрации и утверждении распорядительной документации.
- Ускорение принятия корреспонденции, не забывая про соблюдение функционирующего регламента прохождения согласования.
- Появление надёжного хранилища для всех данных.
- Гарантию быстрого доступа к предыдущим версиям документов.
- Соблюдение сотрудниками конфиденциальности при работе с документами компании.
- Повышение дисциплинированности при выполнении распоряжений.
1. Распорядительная документация хранится в электронном архиве и всегда доступна для просмотра и использования.
2. Перед утверждением документы должны пройти процедуру согласования, сбора и устранения замечаний.
3. Утвержденные документы отправляются на ознакомление сотрудникам.
4. К приказам и распоряжениям можно добавлять поручения для контроля их исполнения.
